Secretária presencial e remota. É possível?

Contar com uma secretária presencial e uma remota, ao mesmo tempo, é possível e muito vantajoso. Abaixo, mostraremos algumas situações que ocorrem na prática e podem ser solucionadas com a combinação das modalidades.

Clínicas com grande movimento

 A utilização conjunta de secretária presencial e remota se mostra muito vantajosa às clínicas que têm um fluxo alto de pacientes, seja pela capacidade de atendimento de um único profissional (com consultas de duração entre 10 e 30 minutos, por exemplo) ou pelo atendimento de vários ao mesmo tempo. Nestes casos, a secretária presencial fica sobrecarregada, atendendo às necessidades dos pacientes, fazendo o registro e liberações requeridas pelos planos de saúde, cuidando do ambiente etc. Resta-lhe pouco – ou nenhum – tempo disponível para atender ligações ou responder mensagens, o que resulta em perda de agendamentos, insatisfação dos pacientes, queda da qualidade no atendimento e, em alguns casos, o desinteresse da própria funcionária no trabalho (muito estressante, pela quantidade de serviços).

Para resolver essa situação, a primeira alternativa, geralmente cogitada, é a contratação de mais uma funcionária, certo? Bom, o que parece ser a solução ideal, dependerá de um investimento mensal elevado (com salário e encargos trabalhistas), de tempo para treinamento da nova secretária e de espaço físico na recepção para alocá-la. E quando não se dispõe dos mencionados recursos (dinheiro, tempo e espaço), o que fazer? Aí entra a importância das secretárias remotas.

Secretárias que auxiliam em procedimentos

 Comum em alguns segmentos da saúde, profissionais necessitarem do suporte da secretária durante a consulta (por exemplo, dentistas e ginecologistas). Quando isso acontece, a secretária tem, entre seus afazeres, o suporte direto ao profissional, auxiliando-lhe no manejo de equipamentos, na realização de procedimentos ou, por questões éticas, no acompanhamento de exames íntimos e delicados.

Surge, então, um problema. Quem atenderá ao telefone quando a secretária estiver na sala de consultas? A resposta, simples, é: ninguém! Ligação perdida, agendamento desperdiçado e paciente ao concorrente.

Como solucionar? Secretárias remotas!

Consultórios em meio expediente

 A dinâmica atual de trabalho, faz com que muitos profissionais atendam em mais de um local ao mesmo tempo, atuando em seu próprio consultório apenas em meio expediente ou dias alternados da semana. Em alguns casos, a secretária presencial também só trabalha nos dias e horários de atendimento do profissional, e quando não tem ninguém no consultório, as ligações são perdidas.

Aqui, mais uma vez, contar com o apoio das secretárias remotas é a solução para o impasse.

Vantagens do trabalho conjunto

Ao contratar um serviço de secretárias remotas, como o da Clinicall Solutions, as secretárias trabalharão em conjunto. A que está fisicamente no consultório poderá se dedicar exclusivamente ao atendimento do público, dos profissionais e cuidar da clínica, enquanto as que trabalham remotamente ficarão responsáveis pelo atendimento telefônico, esclarecimento de dúvidas, realização de agendamentos, envio e recebimento de mensagens, entre outras atividades. O atendimento é especializado, ininterrupto das 08:00 às 18:00, de qualidade e 100% personalizado, de acordo com as informações de cada cliente.

Muitas vantagens para você e sua equipe!